Как составить штатное расписание ООО

Штатное расписание – важный нормативный акт на любом предприятии. Его наличие обязательная составляющая любого кадрового учета.

Понятие штатного расписания

Это документ, который несет информацию о количестве работников, их окладе и занимаемой должности.  На основании расписания начисляется заработная плата.

Основания составления

Необходимо руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации № 20 от 24.03.1999 – главный документ, на который нужно опираться при заполнении штатного расписания.

Ответственность

Если фирма небольшая, и кадровые работники в ней отсутствуют, то данный документ составляет бухгалтер. На больших предприятиях это входит в работу кадровых служб.

Ознакомление

Поскольку штатное расписание не регулирует трудовых отношений между работником и работодателем, то и ознакомления с ним со стороны персонала, не требуется.

Требования

Существует утвержденная форма этого (Т3). Однако законодательство не требует применять именно ее. Организация может разработать свой вариант штатного расписания, с соблюдением всех необходимых норм. 

Порядок заполнения

1. Наименование организации (полное, в соответствии с учредительными документами);
2. ОКПО (8-значный код организации);
3. Порядковый номер документа
4. Дата составления
5. Период действия. Расписание может быть заполнено на год, на квартал, либо месяц.
6. Документ должен иметь гриф «Утверждено», печать и подпись генерального директора.

Бланк документа

Штатное расписание легко можно скачать в интернете с любого ресурса. Самый распространённый " Консультант+ " и " Гарант ", либо любой другой проверенный источник. Есть выбор формата: Word либо Excel. Всё зависит от предпочтений. Второй вариант удобней, благодаря автоматическому расчёту сумм и штатных единиц.

Заполнение граф

1. Под «Структурным подразделением» подразумеваются филиалы и представительства. Заполнение начинается с указания высших подразделений. Сначала перечисляются руководящие должности, затем финансовые, далее работающие непосредственно на самом производстве и в заключении – хозяйствующие.
2. Вторая графа имеет название «Код подразделения». И нумеруется в соответствии с первой колонкой. Руководящее звено – 01, финансы – 02 и так далее. Если предприятие большое, то нужно указывать подпункты. Например, финансы могут подразделяться на бухгалтерию 2.1, кадры 2.2, экономисты 2.3. Данную информацию, можно получить исключительно из штатного расписания.
3. В третьей графе указывается должность. Её наименование нельзя сокращать. Прописывать необходимо в именительном падеже. Основные должности директор может именовать на свое усмотрение. Под исключение попадают с тяжёлыми условиями труда и государственными льготами. Их названия указываются на основании специального справочника, который в настоящий момент разрабатывается.
4. В четвертой колонке прописывается количество штатных единиц. Оно может быть как 1, так и 0,5, и даже 0,25 ставки. Разница лишь в количестве рабочего времени. Если это полноценный рабочий день- то указывается целое число,  если трудовой день сокращен в два раза – 0,5, если в четыре – указывается четверть ставки. Руководитель организации может прописать в штатном расписании столько должностей и ставок, сколько реально необходимо предприятию. Это число может не совпадать с реальным количеством работников. В этом нет ничего страшного. Вакансия может быть свободной долгое время. Но очень важно, если место на фирме держится для работника-инвалида, то никто другой не имеет право занять его место. Это контролируется органами занятости.
5. Пятая граф заполняется в зависимости от установленного порядка начисления заработной платы. Здесь необходимо указать, либо оклад, либо ставку, а может быть проценты и коэффициенты. При отсутствии конкретных цифр – просто прописывается форма оплаты труда.
6. Графы с 6-по 8, подразумевают различные надбавки и премии. Если их много – указать просто нормативный акт, в котором расписаны все поощрительные выплаты.
7. Девятая колонка заполняется только при наличии данных в графах с 5 по 10 за одинаковый период времени. В противном случае ставится прочерк.

Важные моменты

Если на предприятии две одинаковые штатные единицы, то и оклад должен быть одинаковым. При желании можно выделить работника, применяя премии и надбавки. Например, за переработку.

Подписание

На данном документе должны подписаться работник кадров, ответственный за составление, и бухгалтер. Если какая-то должность отсутствует, то подписывает одно лицо.

Место и время хранения

Штатное расписание хранится на организации постоянно. Оригинал в отделе кадров, копия в бухгалтерии.

Изменения

Если есть кадровые перестановки, то штатное расписание подлежит изменению. Для этого достаточно оформить приказ.

Итоги