Информационное письмо – виды и как правильно составить

В процессе своей деятельности компания контактирует с многочисленными лицами: клиентами, партнерами, контрагентами. Иногда появляется информация, о которой необходимо сообщить в письменном виде, так как это важно для адресата. Например, при смене директора или планировании мероприятия необходимо направить текстовое сообщение с подробностями события. Поэтому существует несколько основных образцов информационных писем, которые различаются содержанием.

Основные примеры деловых информационных писем помогут вам лучше классифицировать цель обращения и сформулировать текст. Распространенными посланиями являются письма с:

запросом – отправитель выражает потребность в каком-либо действии адресата (отгрузить товар, прислать документы, осуществить предоплату и т.д.);

напоминанием – предварительное уведомление за несколько дней о предстоящем важном событии;

подтверждением – сообщением о том, что материальные ценности, важные документы или иные предметы были успешно получены в желаемом виде;

уведомлением – передача важной информации, необходимой и возможно ожидаемой адресатом (начало акции, смена расчетного счета, повышение цен в ближайшее время).

Формат информационного письма подразумевает сообщение любой другой информации. Главное – что она действительно необходима одной или обеим сторонам. Отправка любой информации всегда лучше, чем ее полное отсутствие, что грозит некоторыми неудобствами или негативными последствиями неинформированности.

Оформление

Как любой деловой документ, письмо с актуальной информацией необходимо должным образом оформить. Лучше использовать для послания официальный фирменный бланк. Как правило, он уже содержит реквизиты компании, логотип, контактную информацию.

Начинать письмо следует с написания тематического заголовка, который отражает цель обращения. В теме электронного письма должно присутствовать название послания. В самом письме – емкий заголовок, отражающий суть сообщаемой информации.

Начинать письмо следует с уважительного обращения к адресату. Если это массовая рассылка о снижении цен, как пример – «Уважаемые покупатели!». Если же вы обращаетесь к конкретному лицу, то нужно назвать его по имени и отчеству.

Далее сообщается, непосредственно, деловая информация. Например, дата и место проведения мероприятия. Завершается письмо именем отправителя, его подписью и печатью организации.

Отправка допускается несколькими способами. Это может быть E-mail, напечатанное письмо в конверте или личное вручение ответственному лицу.