Как правильно сшивать документы?

В делопроизводстве компании обычно фигурируют тысячи бумаг, которые ежедневно появляются и выходят из применения. Но закон обязывает юридических лиц правильно структурировать и хранить каждый документ, поэтому существуют определенные методики как правильно сшивать документы для последующей передачи в соответствующие органы или архив.

В 2018 году основные правила остаются прежними: нужно нумеровать, прошивать листы, составлять опись и заверять у руководителя. Однако процедура может различаться в зависимости от типа бумаг, будь то бухгалтерские, кадровые или налоговые документы.

Как сшиваются документы для налоговой инспекции

На данный момент законодательство не обязывает предпринимателя сшивать документы для налоговой, как это было раньше при сдаче отчетности. Теперь достаточно аккуратно и упорядоченно по датам сложить их в папку-скоросшиватель. Но если вы сдаете документы о том, что произошли какие-то нововведения в организации, то их нужно сшить в присутствии нотариуса и заверить. Учредительные документы также желательно прошить – так они будут надежно храниться и не потеряются.

Как правильно сшить документы с описью

В случае, когда организация ликвидируется или просто сдает документацию в архив, нужно соблюсти ряд установленных процедур. Они обычно описаны в методичках по каждому принимающему органу и типу бумаг. Но в целом процесс сшивания документов с описью сводится к следующим операциям:

• разложить бумаги по датам так, чтобы самая старая дата была внизу стопки;
• пронумеровать документы по очереди – проставить арабские цифры простым карандашом в правом верхнем углу каждой бумаги;
• составить опись документов – внести в таблицу установленного образца количество бумаг по каждой категории и распечатать на листе формата А2;
• поместить опись поверх всех документов, но не нумеровать ее;
• также распечатать титульный лист установленного образца для каждого дела, указав содержание папки и срок хранения;
• прошить листы при помощи ниток и иголки.

Ошибки при подготовке бумаг для сдачи в архив

Если вы нарушите процедуру прошивки, архив может не принять бумаги на хранение. Чаще всего допускают следующие ошибки при подшивании дел.

Путают разные документы между отдельными категориями. Складывая и нумеруя документы в одном деле, следите, чтобы они относились к строго определенной категории, перечень которых есть в методической инструкции архива.

Ошибаются с нумерацией и указывают неверное количество бумаг в описи. Главное – не нумеровать опись, дважды проверять собственные пометки, не пропускать листы, конверты, фотографии (если есть).

Неправильно сшивают нитками: делают слишком короткие расстояния между отверстиями, оставляют конец нити недостаточной длины. Найдите пошаговую инструкцию, в которой указано – в каких местах и в какой очередности делать проколы иглой.

Неправильно заклеивают нить: это нужно сделать прямоугольником бумаги, на котором указаны данные о документах и ФИО руководителя. Необходимо поставить печать и подписать наклейку так, чтобы одновременно захватить и ее, и дело.

Если вам предстоит закрытие ИП и вы не имеете желания или времени подготавливать и сшивать бумаги для архива, обращайтесь к нашим специалистам.